תכנית העבודה היא הנתיב להגשמת האסטרטגיה והחזון של הארגון. תכנית העבודה מבטאת לקיחת אחריות על המחויבות- בפעולה. היא מגדירה לכל מנהל ועובד, מה עליהם לעשות על מנת לקדם את המחויבות שלהם לארגון. תוכנית העבודה של מחלקת/אגף חינוך תכלול כל היבטי העשייה החינוכית בתחומים הפדגוגיים, החברתיים-ערכיים, ההתנהגותיים-רגשיים, הפיזיים, כוח אדם וכיוצ"ב המתוכננים לביצוע בשנה תקציבית חדשה, תוך התאמתם לשנת הלימודים במוסדות החינוך ובהלימה למטרות החינוכיות והיעדים של הרשות המקומית ושל משרד החינוך (מטה ומחוז) .
הנחת העבודה: "אם זה לא מופיע בתכנית העבודה, זה לא קורה."
- תכנית העבודה של האגף ושל היחידות המרכיבות אותו, תכלול את כל מטרות הלִבָּה ויעדי ראש הרשות ומשרד החינוך (מחוז ומטה).
- מנהלי היחידות רשאים להוסיף תכניות ייחודיות ו/או בהתאם לאופי היחידה וצרכיה, בתאום מנהל האגף ובמסגרת התקציב.
- לכל מטרה בתכנית יש להגדיר 3-2 יעדים ומספר משימות לביצוע.
- היעדים והמשימות בתכנית העבודה יוגדרו על בסיס נתוני התוצאות הארגוניות של כל יחידה וישקפו מחויבות לשיפור ריאלי בביצועים הארגוניים.
לכל יעד יש להגדיר: מדד כמותי להשגה, זמן ביצוע ותהליך הערכה ובקרה מלווה. (מנחה עמ' 121-122)
בתיאום עם מערך הכספים.
המטרה הרלוונטית מתוך מטרות ראש הרשות או המטרה הייחודית של היחידה.
היעד היחידתי הנגזר מיעדי ראש הרשות או היעדים הייחודיים של היחידה.
שם התכנית, המיזם, הפרויקט, האירוע שהיחידה מתכננת לבצע על מנת לקדם את היעד.
יש לרשום פירוט של המשימה ולהסביר בקצרה את עיקריה.
מנהל היחידה או יחידת משנה רלוונטית ו/או בעלי תפקידים.
הגורמים ברשות/ בארגונים/ בגופים נוספים שהמשימה מחייבת תאום עמם.
מועד להתחלת המשימה ומועד לסיומה.
משאבים של הרשות ושל אחרים שבאמצעותם תבוצע המשימה.
איכות הפעולות והתפוקות המידיות הנגזרות מהן (במונחים של מספרי משתתפים, מספר מפגשים, חומרים שהופקו וכ"ו).
דוגמה: כל אנשי הכספים ישתתפו בהשתלמות "מניעת גירעונות" לא יאוחר מאוקטובר 2014, בנוכחות של 90% מהמשתתפים, לפחות.
יוגדר השינוי הצפוי באוכלוסיית היעד אליה מכוונת הפעילות.
דוגמה: הקטנת הגירעון הכספי של כלל יחידות הרשות בשנת 2014 בהיקף של 5% בממוצע, לעומת שנת 2013.
השלב בו נמצאת הפעילות בזמן נתון. עמודה זאת תהיה דינמית ותשתנה במהלך שנת העבודה.
דוגמה: טרם התחיל, התחיל, בתהליך מתקדם, בוצע במלואו.
אין חפיפה בין שנת תקציב אזרחית רשותית (מינואר-דצמבר) לבין שנת לימודים (מספטמבר עד אוגוסט)
תוכנית העבודה של אגף החינוך חייבת להיות בהלימה למטרות ויעדי משרד החינוך ולא רק למטרות ויעדי הרשות המקומית .
לכן מומלץ לתכנן תוכנית עבודה כך שתאפשר ביצוע התאמות במהלך שנת התקציב.
בתקופה זו קיימת הלימה בין תוכנית העבודה הרשותית (לפי השנה הקלנדרית) המקושרת תקציב שאושרה במועצה לבין מטרות ויעדי משרד החינוך לאותה שנת לימודים ונתוני מצבות תלמידים/צוותי הוראה/מוסדות מעודכנים לאותה שנת לימודים.
מעקב ובקרה על ביצוע תוכנית העבודה השנתית ברבעון הראשון – לוודא שאין חריגות מהמסגרת התקציבית שאושרה לכל משימה.
בתקופה זו עדיין קיימת הלימה בין תוכנית העבודה הרשותית המקושרת תקציב לבין מטרות ויעדי משרד החינוך לאותה שנת לימודים ונתוני מצבות תלמידים/צוותי הוראה/מוסדות מעודכנים לאותה שנת לימודים.
- בהתאם לחזון החינוכי הרשותי ויעדי מחלקת החינוך, ובהלימה למטרות תכנית העבודה של משרד החינוך, אישורה ופרסומה:
- יש לקיים ישיבות של צוותי עבודה באגף החינוך (קדם יסודי, יסודי, על יסודי, חינוך מיוחד, פרט , אמרכלות, משאבי אנוש, שפ"ח, תקשוב וכיוצ"ב) כולל חשבות חינוך (לבחינת המסגרות התקציביות הנדרשות) לתכנון/עדכון/ודגשים בתוכנית העבודה לשנת הלימודים הבאה– בהתאמה ליעדי הרשות והאגף וליעדים ולדגשים של משרד החינוך; חשוב לזמן לישיבות את הפיקוח ונציגות מטעם ועד ההורים היישובי.
- יום עבודה מרוכז של כל ראשי צוותי מחלקת/אגף החינוך – לגיבוש סופי של תוכנית העבודה : משימות, אחראי, שותפים, לו"ז, משאבים, תקציב נדרש מדדי ביצוע ותוצאה מצופה;
- אישור תוכנית העבודה על ידי מנכ"ל הרשות והגזבר:
(1) אישור השינויים והעדכונים בתוכנית העבודה לרבעון ה- 4 של אותה שנה תקציבית – אוקטובר-דצמבר.
(2) אישור עקרוני של הגזבר: תוכנית העבודה לשנה התקציבית החדשה מינואר ועד דצמבר ;
- אישור מחזיק תיק החינוך וראש הרשות.
על אגף החינוך ביישוב בשיתוף עם משרד החינוך, לפרסם את הדגשים הפדגוגיים לשנת הלימודים הבאה, כבר במחצית השנייה של חודש מאי.
קביעת פגישות עבודה ליישום מיטבי של תוכנית העבודה – עם בעלי תפקידים במחלקת החינוך ומשה"ח (מטה-מחוז) לשנת הלימודים הבאה;
קביעת לו"ז ומנגנוני עבודה לאירועים משותפים – הנגזרים מתוכנית העבודה לשנת הלימודים הבאה – עם לשכות ראש הרשות/מחזיק תיק החינוך ,מנכ"ל הרשות ואגפים אחרים ברשות
במהלך חודשים יוני- יולי יש לקיים כנסי מנהלים – להצגת תוכנית העבודה לשנה"ל הבאה (הצגת המטרות והיעדים החינוכיים בהלימה להדגשים של מטה משרד החינוך, המחוז, הרשות ואגף החינוך), ואישורה למנהלי מוסדות החינוך. יש חשיבות לתאריכים אלה כדי שמנהלי מוסדות החינוך יוכלו להיערך היטב ומבעוד מועד לקראת השנה הבאה, כאשר תכניות העבודה שלהם מקיפות את דגשי מטה משרד החינוך, המחוז, הרשות ואגף החינוך.(מנחה עמ' 118)
חודש יולי
במהלך יוני- יולי, יש לקיים כנסי מנהלים – ראה לעיל.
מעקב ובקרה
על ביצוע תוכנית העבודה השנתית ברבעון השני– לוודא שאין חריגות בסעיפי משימות התוכנית מהמסגרת התקציבית שאושרה לכל משימה.
עיבוד סופי של תוכניות העבודה
עיבוד סופי באגפים הייעודיים השונים : קדם יסודי, יסודי, על יסודי , חינוך המיוחד (כולל הכלה והשתלבות) ופרט בהתאמה תקציבית.
בניית תיקי היערכות לפתיחת שנת הלימודים
תיקי היערכות למנהלי מוסדות החינוך (מנהלות גני ילדים, מנהלי בתי הספר היסודיים, חטיבות הביניים, החטיבות העליונות, מנהלי מוסדות חינוך מיוחד) כולל: נהלים, עדכוני תכניות פדגוגיות-חינוכיות בחינוך הפורמאלי והבלתי פורמאלי – בהתאמה לתוכנית העבודה השנתית המעודכנת לרבעון הרביעי (אוקטובר-דצמבר), ולתוכנית העבודה לשנת האזרחית החדשה שאושרה עקרונית על ידי הגזר וראש הרשות.
הצגת תוכנית העבודה לשנת הלימודים הבאה לוועד ההורים היישובי. ופרסומה (אינטרנטית)
קביעת לוח זמנים למפגשי עבודה להטמעת היעדים בתוכנית העבודה בשנה"ל הקרובה (בתיאום עם המפקח המתכלל הרשותי, המפקחים הכוללים, היועצת הבכירה הרשותית, המנהלים הפדגוגיים של רשתות/עמותות חינוך, מנהלי האגפים הייעודיים במחלקת החינוך ברשות ומנהלי בתי הספר/מנהלות גני הילדים).
במהלך ספטמבר
עדכון נתוני מחלקת החינוך והפקת נתוני / מיפוי סופי של כיתות גני ילדים, כיתות חדשות בבתי ספר ומצבות תלמידים – כבסיס לעדכון תוכנית העבודה השנתית רבעון רביעי וכבסיס לגיבוש תוכנית עבודה מקושרת תקציב לשנה האזרחית – שנת התקציב החדשה.
מעקב ובקרה
על ביצוע תוכנית העבודה השנתית ברבעון השלישי– לוודא שאין חריגות בסעיפי משימות התוכנית מהמסגרת התקציבית שאושרה לכל משימה.
נסו לבצע מעקב ובקרה על ביצוע תוכנית העבודה בחודשים אוקטובר-דצמבר – הרבעון הרביעי, עד כמה שניתן.
עדכון סעיפי משימות בתוכנית העבודה השנתית
שאושרה עקרונית על ידי הגזבר, מנכ"ל הרשות וראש הרשות במאי, והתאמתם הסופית למסגרת תקציב הרשות לשנה החדשה (ינואר). אישור תוכנית העבודה המקושרת תקציב על ידי המועצה.
| תאריך | משימה |
|---|---|
| ספטמבר-מחצית אוקטובר | עדכון נתוני מחלקת החינוך והפקת נתוני / מיפוי סופי של כיתות גני ילדים, כיתות חדשות בבתי ספר ומצבות תלמידים - כבסיס לעדכון תוכנית העבודה השנתית רבעון רביעי וכבסיס לגיבוש תוכנית עבודה מקושרת תקציב לשנה האזרחית – שנת התקציב החדשה . |
| אוקטובר-דצמבר | עדכון סעיפי משימות בתוכנית העבודה השנתית, שאושרה עקרונית על ידי הגזבר, מנכ"ל הרשות וראש הרשות במאי, והתאמתם הסופית למסגרת תקציב הרשות לשנה החדשה (ינואר). אישור תוכנית העבודה המקושרת תקציב על ידי המועצה. |
| מאי | גיבוש תוכנית העבודה לשנת הלימודים הבאה – בצוותי עבודה. בשיתוף הפיקוח וועד הורים יישובי.
- הצגת תוכנית העבודה בפני ראש הרשות, מנכ"ל, גזבר ומחזיק תיק החינוך ואישורה. - על אגף החינוך ביישוב בשיתוף עם משרד החינוך, לפרסם את הדגשים הפדגוגיים לשנת הלימודים הבאה, כבר במחצית השנייה של חודש מאי. |
| יוני | קביעת פגישות עבודה ליישום מיטבי של תוכנית העבודה - עם בעלי תפקידים במחלקת החינוך ומשה"ח (מטה-מחוז) לשנת הלימודים הבאה;
קביעת לו"ז ומנגנוני עבודה לאירועים משותפים – הנגזרים מתוכנית העבודה לשנת הלימודים הבאה - עם לשכות ראש הרשות/מחזיק תיק החינוך, מנכ"ל ואגפים אחרים ברשות. |
| יוני-יולי | לקיים כנסי מנהלים – להצגת תוכנית העבודה לשנה"ל הבאה ואישורה למנהלי מוסדות החינוך. |
| יולי-אוגוסט | הצגת תוכנית העבודה לשנת הלימודים הבאה לוועד ההורים היישובי.
פרסום אינטרנטי של תוכנית העבודה. קביעת לוח זמנים למפגשי עבודה להטמעת היעדים בתוכנית העבודה בשנה"ל הקרובה (בתיאום עם המפקח המתכלל הרשותי, המפקחים הכוללים, היועצת הבכירה הרשותית, המנהלים הפדגוגיים של רשתות/עמותות חינוך, מנהלי האגפים הייעודיים במחלקת החינוך ברשות ומנהלי בתי הספר/מנהלות גני הילדים). |
| אפריל, יולי, אוקטובר ודצמבר | מעקב ובקרה רבעוניים |